Hakikat Administrasi Perkantoran

Hakikat Administrasi Perkantoran

     Pengertian kantor ialah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.  Pengertian administrasi perkantoran ialah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayana terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan membantu dalam kelancaran tugas.

UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.       Recording

2.       Communication

3.       Management

4.       Organizing

5.       Relationship

6.       Public reaction

7.       Personality

8.       Financial

9.       Logistic

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.    Kegiatan Kantor

a.       Perencanaan perkantoran (office planning)

b.      Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

c.       Pengawasan perkantoran (office controlling)

d.      Pengarahan perkantoran (office actuating)

2.    Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

a.       Lokasi kantor

b.      Gedung

c.       Peralatan

d.      Interior

e.       Mesin-mesin kantor

  TUJUAN ADMINISTRASI PERKATORAN

1.       Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien

2.       Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.

3.       Membantu perusahaan memelihara persaingan

4.       Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat

5.       Membuat catatan dengan biaya minimal

  KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.       Bersifat pelayanan

2.       Bersifat terbuka dan luas

3.       Dilakukan oleh semua pihak dalam organisasi

   AZAZ-AZAZ ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.    Azas sentralisasi [Pemusatan] yaitu pelaksanaan kegiatan atau pelayanan dalam bidang tata usaha di suatu organisasi atau suatu kantor, dilakukan atau dipusatkan pada satu satuan organisasi ( unit) tersendiri yang khusus mengenai pekerjaan kantor atau menangani informasi. Misalnya: Penggadaan, Pengelolaan arsip, pengetikan surat, dll.

2.       Azas Desentralisasi [Pemencaran] yaitu Pelaksanaan semua kegiatan atau pelayanan dalam bidang tata usaha di setiap unit dalam organisasi yang diurus sendiri oleh masing-masing unit bersangkutan. Dapat diterapkan bagi organisasi yang kebutuhan informasinya belum rumit.

Misalnya : setiap unit atau bagian mempunyai bagian Pengarsipan, seksi Pengetikkan, penggadaan dll.

3.    Azas Dekonsentralisasi yaitu pelimpahan wewenang dari pemerintah pusat kepada pemerintah atau kepala wilayah atau kepala instansi vertical tingkat atasnya kepada pejabat-pejabat didaerah. Hal ini tercantum didalam pasal satu huruf f Undang-undang No. 5 Tahun 1974. Ciri –ciri dari asas ini adalah sebagai berikut:

Bentuk pemencaran adalah pelimpahan, Pemencaran terjadi kepada pejabat sendiri (perseorangan), Yang dipencar ( bukan urusan pemerintah) tetapi wewenang untuk melaksanakan  sesuatu, Yang dilimpahkan tidak menjadi urusan rumah tangga sendiri.

     CIRI-CIRI ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.    Bersifat pelayanan

2.    Bersifat terbuka dan luas

3.    Dilakukan semua pihak

     JENIS-JENIS PEKERJAAN KANTOR

1.    Menghimpun

2.    Mencatat

3.    Mengolah

4.    Menggandakan

5.    Mengirim

6.    Menyimpan

7.    Melakuan Komunikasi

8.    Menghitung

9.    Pekerjaan lainnya

    CIRI-CIRI PEKERJAAN KANTOR

1.    Bersifat pelayanan

2.    Bersifat terbuka & luas

3.    Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

    HASIL JASA ATAU PRODUK PEKERJAAN KANTOR

Surat ialah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

•      Fungsi surat : Sebagai alat komunikasi secara tertulis, Sebagai alat pengingat jikasewaktu-waktu diperlukan, Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik,Dapat menjadi nilai historis, Sebagai duta organisasi, Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Laporan ialah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis.

•      Fungsi laporan : Sebagai bahan pertanggungjawaban, Alat menyampaikan informasi, Alat pengawasan, Bahan penilaian, Bahan pengambilan keputusan .

Formulir ialah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap.

•      Fungsi Formulir : Mencari suatu keterangan, Menghimpun data yang sama,Menyampaikan informasi yang sama, Sebagai bukti fisik, Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja.

Arsip ialah data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.

Organisasi Kantor ialah setiap system kerja sama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Komunikasi adalah suatu proses peyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan.

•      Fungsi komunikasi : Menyampaikan informasi (to inform), Mendidik (to educate), Mengibur (to entertaint), Mempengaruhi (to influence).

•       Sifat komunikasi : Tatap Muka (face to face), Bermedia (mediated), Verbal (verbal) meliputi Lisan(oral) dan tulisan / cetak (writen/printed), Non Verbal (non verbal) meliputi Kial / syarat badaniah (gestural) dan Bergambar (pictorial), Facial expressions, Spatial Relationshop.

ASAS-ASAS PENGORGANISASIAN KANTOR

·         Asas Tujuan

·         Asas Kesatuan Fungsi

·         Asas Hubungan Individual

·         Asas Kesederhanaan

·         Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab

·         Asas Laporan kepada Atasan Tunggal

·         Asas Pengawasan dan Kepemimpinan

·         Asas Jangkauan Pengawas

TUJUAN TATA RUANG KANTOR

     Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

2.    Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.

3.    Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.

4.    Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.

5.    Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.

6.    Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.

7.    Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.

8.    Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.

9.    Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.