Lingkungan Kantor

                                                                   LINGKUNGAN KANTOR

1.    Lingkungan Fisik Kantor

       Lingkungan fisik kantor adalah segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam lingkungan kantor.

a)   Persyaratan lingkungan fisik Kantor

Adapun persyaratan lingkungan fisik yang harus diusahakan oleh setiap kantor adalah sebagai berikut:

√    Kebersihan

      Kebersihan meliputi bangunan, perlengkapan, dan perabotan yang ada di lingkungan kantor harus dipelihara kebersihannya.

√    Luas Ruang Kantor

      Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap pegawai, minimal (3,7 meter persegi)

√    Suhu Udara

      Temperature yang layak harus dipertahankan dalam ruangan kerja minimal 16 derajat celcius.

√    Ventilasi

      Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja.

√    Penerangan Cahaya

      Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus ada dalam ruang kerja, sedangkan peralatan

√    Fasilitas Kesehatan

      Kamar kecil, toilet, dll harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara kebersihannya.

√    Fasilitas Cuci

      Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk disediakan seperlunya.

√    Air Minum

      Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau tempat penampungan khusus.

√   Tempat Pakaian

      Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian basah.

√   Tempat Duduk

      Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki.

√    Lantai, Gang, Dan Tangga

      Lantai harus dijaga agar orang tidak mudah tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan dan bagian yang terbuka diberi pagar.

√    Mesin

      Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang memakainya harus terlatih.

√    Beban Berat

      Pegawai tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang dapat menyebabkan kecelakaan.

√    Pertolongan Pertama

      Dalam ruangan kerja harus disediakan kotak obat – obatan sebagai pertolongan pertama untuk pegawai apabila ada pegawai yang mengalami sakit atau luka akibat bekerja.

√    Penjagaan Kebakaran

      Di dalam kantor harus disediakan alat untuk memadamkan kebakaran baik itu lonceng ataupun alarm.

√    Pemberitauan Kecelakaan

      Kecelakaan dalam kantor yang menyebabkan kematian atau absen pegawai lebih dari 1 minggu harus dilaporkan kepada pihak berwajib.

b)   Pentingnya Lingkungan fisik kantor

       Mempengaruhi kesehatan pegawai (pengaruh penerangan yang jelek terhadap penglihatan, suara yang gaduh terhadap syaraf, terlalu banyak orang terhadap semangat kerja dan angin terhadap kesehatan badan)
      Pengaruhnya terhadap efisiensi kantor (penerangan) yang jelek mengakibatkan kesalahan – kesalahan, suara yang gaduh, pemanasan, dan ventilasi yang jelek dapat menimbulkan kekacauan (Moekijat,1997).

2. Lingkungan Social Kantor

    Lingkungan social kantor telah menujukkan pada hubungan antar orang yang terlibat dalam kantor. Hubungan yang terjadi dalam sebuah kantor akan menentukan kelancaran tugas untuk mencapai tujuan. Tata hubungan itu lazimnya dikenal dengan komunikasi administrasi atau komunikasi organisasi.

Ditinjau dari sasaran komunikasi dan tujuannya dapat dibedakan menjadi:

1 . Komunikasi Formal

     Komunikasi ini dilakukan dalam situasi formal, sehingga bahasa apapun istilah/ungkapan yang digunakan harus merujuk pada kondisi formal. Situasi formal misalnya pada rapat, seminar, lokakarya, pembelajaran di kelas, dll.

2 . Komunikasi Informal

     Komunikasi informal terjadi dalam hubungan keseharian baik antar sejawat maupun dengan bawahan

3 . Komunikasi Eksternal

     Komunikasi eksternal yang terjadi antar pihak lembaga kantor dengan pihak – pihak diluar lembaga kerja. Atau dengan kata lain sebagai hubungan lembaga dengan mitra kerja.

4 . Komunikasi Internal

     Komunikasi ini menunjuk pada komunikatornya maksudnya orang – orang yang terlibat masih dalam lingkup satu kantor.

5 . Komunikasi Vertikal

     Komunikasi yang menunjuk pada kedudukan ataupun jabatan dalam organisasi, contohnya hubungan antar rector dengan karyawan, rector dengan para dosen, direktur dengan cleaning service.

6 . Komunikasi Horizontal

     Merupakan komunikasi yang terjadi antar teman sejawat. Contoh lain antar dekan di lingkungan PT. antar ketua jurusan di lingkungan fakultas.