Materi Otomatisasi Perkantoran

Definisi Otomatisasi Perkantoran

      Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
        Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer.
       Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis.
Perkantoran elektronis adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokal (Local Area Network / LAN).

Berikut materi yang di pelajari untuk mata pelajaran Otomatisasi Perkantoran :

1.     Cara mengetik (Keyboarding) dengan cepat dan tepat

-      Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengetik 10 jari, seperti :
1.     Konsentrasi
2.    Kuasai Bahasa Inggris
3.    Santai, jangan terburu-buru
4.    Pelajari setiap hari

2.    Cara pengoprasian dengan MS. Word

       Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang biasa digunakan untuk membuat laporan, dokumen berbentuk surat kabar, label surat, membuat tabel pada dokumen.
Mengoperasikan Pengolah Angka (Spread Sheet), yaitu : Membuka layar kerja Ms. Word, menu pada Ms. Word, Toolbars pada Ms. Word dan bekerja dengan Ms. Word.

3.    Cara pengoprasian dengan MS. Excel

       Microsoft Excel adalah salah satu program aplikasi pengolah angka. Lembar kerja Ms. Excel terdiri baris (row) dan kolom (coloumn) yang membentuk sel (cell). Ini berisi tentang cara mengoprasikan komputer dengan Program Excel untuk perhitungan, pembuatan daftar, kolom dan tabel.
Mengoperasikan Pengolah Angka (Spread Sheet), yaitu : Membuka layar kerja Ms. Excel, menu pada Ms. Excel, Toolbars pada Ms. Excel dan bekerja dengan Ms. Excel.

4.    Cara mengoprasian dengan Ms. Power Point

       Mengoperasikan powerpoint menghasilkan informasi berupa teks yang tersimpan dalam file yang meliputi :
1.     Mengaktifkan Power Point
2.    Membuat file Presentasi baru
3.    Berkreasi input data teks
4.    Memanage file/menyimpan file, memilih/berpindah slide pada area
5.    Membuat presentasi baru dengan desain templates
6.    Bentuk tampilan slide dan slide master
7.    Memasukkan tabel dan grafik pada slide

5.    Memahami K3 perkantoran, berikut ini adalah beberapa syarat-syarat dari ergonomic :

a.    Posisi duduk yang baik.

1.     Posisi paha sebiknya horizontal sejajar dengan lantai tempat kamu bekerja.
2.    Telapak kaki menapak ke lantai
3.    Bantalan pada kursi sebaiknya dapat menopang punggung kamu yang bawah, sehingga punggung dapat tetap tegak.
4.    Jangan menggunakan posisi duduk yang sama saat kamu bekerja terlalu lama, ubalah sesekali.
5.    Jangan membungkuk, rileks dan nikmati.

b.    Posisi monitor yang tepat

1.     Usahakan tidak ada penghalang antara mata dengan monitor yang dapat menyebabkan monitor tidak dapat dilihat dengan baik.
2.    Atur kecerahan dan ketajaman gambar sesuai dengan kebutuhan mata kamu.
3.    Posisi monitor jangan sampai memantulkan cahaya yang dapat mengganggu konsentrasi kamu saat berada di depan layar.
4.    Atur posisi monitor sejajar/sedikit dibawah mata.

c.    Posisi meja komputer

1.     Tarulah keyboard dan mouse dengan posisi yang dapat membuat lengan kamu rileks.
2.    Usahakan posisi meja dengan siku membentuk sudut 90 derajat

3.    Pada saat mengetik usahakan posisi lengan kamu pada posisi yang tepat dan dapat menjangkau mouse.