Syarat Petugas Arsip

Syarat-Syarat Petugas Arsip

     Menurut Littlefield dan Peterson, seorang arsiparis harus memenuhi enam syarat pokok yang mutlak dan harus dimilik, yaitu :

1. berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan normal.
2. memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-angka dalam warkat.
3. Memiliki kecermatan.
4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yangkecil.
5. Memiliki sifat kerapihan dalam bekeja.
6. Memiliki sifat pertimbangan yang baik.

     Menurut Drs Anhar, Untuk menjadi arsiparis diperlukan minimal empat syarat, yaitu ketelitian, kecerdasan dan pengetahuan umum,ketrampilan dan
kerapihan. Di samping itu arsiparis harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1. Menguasai pengetahuan tata kearsipan.
2. Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaan, seperti memahami peralatan-peralatan baru yang lebih canggih yang akan membantu tugasnya.
3. Mengenal selukbeluk organisasi/instansi dengan tugas-tugas dan jabatan-jabatan
4. Memiliki keterampilan dalam bidannya dan kepribadian yang baik

Jadi dapat disimpulkan bahwa syarat petugas arsip atau arsiparis yang baik adalah sebagai berikut :

1. pengetahuan dan keterampilan tentang arsip, surat menyurat, seluk beluk tentang organisasi/instansi dan tata kearsipan atau sistem kearsiapan.
2. Pendidikan minimal sekolah Menengah Kejuruaan.
3. Tekun, teliti, rapih, cermat dan sabar dalam menyelesaikan pekerjaan.
4. Cekatan, cerdas dan kreatif dalam menjalankan pekerjaan.
5. Disiplin, jujur dan tanggung jawab.
6. Ramah dan sopan dalam melayani permintaan arsip.
7. Loyal dan dapAt menyimpan rahasia.
8. Sehat rohani dan jasmani.
9. Bekerja secara professional.

Syarat Petugas Arsip Yang Baik

1. Ketrampilan,
Merupakan persyaratan yang harus dimiliki oleh arsiparis (orang yang bertugas di bagian arsip), ini dimaksudkan agar ia cekatan dalam menempatkan dan menemukan kembaki arsip. Demikian pula, seorang [petugas kearsipan harus terampil dalam memilah golongan arsip. Dengan kecekatan yang dimiliki, diharapkan petugas dapat menyajikan data tepat waktu.

2. Ketelitian,
Dimaksudkan bahwa petuigas kearsipan harus harus memiliki tingkat kecermatan yang memadai sehingga dapat membedakan secara pasti kata yang sepintas sama tapi sebenarnya tidak sama. Arsiparis harus memiliki ketelitian untuk menentukan deretan angka yang disajikan. Dengan ketelitian yang dimiliki arsiparis, diharapkan penyajian informasi dari sumber data (kumpulan arsip) tidak mengalami kesalahan. Karena kesalahan sekecil apapun dalam penyajian informasi dapat menyebabkan produk yang dihasilkan menjadi kurang akurat. Dengan demikian, ketelitian bagi petugas di bagian arsip, tidak saja diperlukan tetapi merupakan keharusan, agar Sistem Informasi Manajemen berjalan lancar.

3. Kerapian,
adalah suatu sikap pandang tentang keteraturan, keberesan,ketertiban,dan kerapian.Seorang arsiparis perlu memiliki sifat kerapian, berarti segala sesuatu disikapi dengan keteraturan, keterteban dan keapikan. Dengan demikian, penanganan arsip selalu diusahakan teratur, beres, tertib, dan apik. Implikasi kerapian seorang petugas, maka arsip, map atau folder, guide (lembar petunjuk) maupun laci-laci penyimpanan akan ditata secara teratur, tertib, dan apik dipandang. Kerapian dalam menempatkan arsip yang disimpan, tentu akan membantu kemudahan dan kecepatan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan.

4. Kecerdasan,
Tidak selalu identik dengan pendidikan tinggi.Cerdas berarti memiliki tingkat pemahaman yang memadai sesuaidengan porsi dan tugas pekerjaannya. Seorang yang cerdas dapatmengurusi masalah-masalah yang dihadapi secara tepat dan cepat.Seorang petugas yang cerdas tentu memiliki daya piker yang tajamsehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi,petugas tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-halyang akan terjadi. Seorang yang memiliki daya piker yang tajamsehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi,petugas tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-hal yang akan terjadi.