Prosedur Kearsipan

Prosedur Kearsipan 

1.  Pemberian Tanda 

Semua surat masuk dan surat keluar harus terlebih dahulu disampaikan kepada Administrator. Apabila administrator telah memberikan komentar seperlunya, selanjutnya diserahkan kepada KTU untuk diteruskan kepada bagian kearsipan untuk diberikan stempel dan akan dicatat dalam buku agenda.

2.  Pengagendaan 

Surat-surat sebelum disimpan ke dalam berkas harus dicatat terlebih dahulu ke dalam buku agenda untuk mengetahui berapa jumlah surat masuk dan surat keluar selama periode tertentu, dan akan disimpan sesuai dengan asal surat.

3.  Penyimpanan Peminjaman 

Sebagai pegangan  sistem  penyimpanan arsip hingga sekarang ini masih ada kebaikannya, yaitu terdiri dari :

• Sistem Abjad 
  Sistem  penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama organisasi, nama wilayah, ataupun nama pokok soal disimpan menurut urutan abjad dari huruf     A–Z. 
  
  
• Sistem Pokok Sosial 
  Pada sistem ini, misalnya warkat yang berupa surat-surat milik instansi atau organisasi lainnya, baik surat masuk maupun keluar tidak dipisahkan sistem penyimpanannya. Dengan adanya sistem penyimpanan menurut pokok soal surat akan melancarkan penemuan kembali arsip yang diperlukan, karena bagian kearsipan lebih mengingat pokok soal surat dari pada mengingat nomor suratnya. 
  
  
• Sistem Wilayah 
  Pada  sistem  ini surat masuk dan surat keluar yang alamatnya satu wilayah yang sama dapat disimpan dalam satu berkas, atau pada tempat yang tertentu,  sistem  ini sangat baik digunakan untuk menyimpan surat-surat milik perusahaan yang banyak mempunyai cabang-cabang atau perwakilannya. 
  
  
• Sistem Nomor
  Benda arsip yang mempunyai nomor surat, misalnya kartu mahasiswa, kartu pegawai, nomor bukti pengeluaran, dan sebagainya disimpan menurut nomor 1 (satu) dan terus menerus meningkat sampai pada bilangan yang terbesar. Surat-surat yang disimpan menurut nomor urut tidak menjamin kelancaran sewaktu mencari arsip yang diperlukan. Dengan demikian,  sistem  nomor untuk penyimpanan surat tidak tepat, karena untuk mengingat suatu nomor adalah sulit. Oleh sebab itu, petugas bagian arsip mengalami kesulitan dalam mencari arsip yang diperlukan.
  
  
• Sistem Tanggal 
  Pada  sistem  ini setiap benda arsip yang mempunyai tanggal jatuh tertentu misalnya surat tagihan, daftar gaji, laporan bulanan, laporan tahunan, dan sebagainya disimpan menurut urutan tanggal yang tertera pada surat. 

4.  Peminjaman 

Setiap peminjaman arsip hasus diketahui terlebih dahulu oleh KTU. Hal ini dilakukan untuk menjaga keutuhan dan kemudahan di dalam mencari arsip yang diperlukan. 

5.  Pemeliharaan 

Usaha pemeliharaan arsip terutama dimaksudkan untuk melindungi, mengawasi, dan mengambil langkah-langkah untuk menyelamatkan arsip, serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang tidak diinginkan. 

Pemeliharaan arsip harus dilaksanakan dengan sungguh-sungguh mengingat besarnya resiko apabila terjadi kerusakan atau kehilangan arsip. Oleh sebab itu, agar arsip terhindar dari bahaya kebakaran dan sebagainya maka benda arsip harus dipelihara dengan melaksanakan pedoman sebagai berikut : 

• Benda-benda arsip yang dipinjam harus dibuat tanda bukti peminjaman arsip.  
• Lingkungan dan ruangan tempat penyimpanan arsip harus diperhatikan, agar cahaya, temperature, dan debu-debu tidak dapat merusak arsip. 

6.  Penyusutan 

Benda-benda arsip yang sudah tidak dapat dipergunakan lagi akan dipindahkan dari tempat penyimpanan arsip yang aktif ke tempat penyimpanan yang lain. Kegunaan dari penyusutan arsip yaitu memudahkan mencari kembali arsip yang diperlukan dan menghemat biaya. 

Adapun tujuan dari penyusutan arsip dapat dilihat dari 2 (dua) segi, yaitu segi administrasi dan segi ilmiah. Dari segi administrasi tujuan penyusutan arsip adalah : 

• Menghindari percampur adukan antara arsip-arsip yang masih aktif dengan yang tidak aktif (semi statis), serta antara arsip yang benilai penting dengan yang tidak penting. 
• Memudahkan mencari kembali arsip jika sewaktu-waktu diperlukan. 
• Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan, kepegawaian, dan lain-lain. 
• Tempat yang digunakan untuk menyimpanan arsip aktif menjadi longgar untuk menampung bertambahnya arsip baru. 
• Untuk menetapkan jangka hidup arsip dan menempatkan arsip tak aktif yang bernilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik. 
• Untuk memantapkan  pemeliharaan arsip yang bernilai permanen, hingga arsip tersebut dapat diperlakukan permanent dan diatur dengan baik, terlindung dari segala faktor bahaya. 
• Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasional. 

Dari segi ilmiah tujuan penyusutan adalah akan membantu para ilmuan dalam melakukan penelitian terutama jika arsip-arsip sudah mencapai masa statis. Karena arsip statis akan menonjol kegunaannya dibidang penelitian ilmiah. 

Sistem Penyimpanan Arsip 

Macam-macam  sistem  penyimpanan arsip (Sutarto, 1997:209-232) adalah sebagai berikut : 

a.  Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Abjad 

Sistem  penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama wilayah, ataupun nama pokok soal disimpan menurut urutan abjad dari huruf A-Z. 

Sistem penyimpanan arsip menurut abjad ini , dapat dipakai pula oleh sistem  penyimpanan arsip lainnya. Misalnya  sistem  penyimpanan utama berdasarkan wilayah, maka untuk mempermudah menemukan penyimpanan utama menurut pokok soal maka untuk mempercepat menemukan kembali warkat haruslah disusun menurut abjad. Dengan demikian, tidaklah mengherankan apabila  sistem  ini meliput i 90 % dari semua  sistem  penyimpanan arsip, karena disamping dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan utama dapat pula digunakan sebagai sistem penyimpanan lanjutan.  

b.  Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Abjad Bernomor 

Sistem penyimpanan arsip menurut abjad bernomor ini berarti warkat yang telah dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama organisasi, nama wilayah maupun nama pokok soal disimpan menurut gabungan urutan abjad dan nomor dari A1, A2, A3, dan seterusnya sampai Z1, Z2, Z3, Z4 dan seterusnya. 

c.  Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Pokok Soal 

Sistem  penyimpanan arsip menurut pokok soal berarti warkat yang dibuat atau diterima disimpan menurut pokok masalah/pokok urusan, masalah/urusan ataupun sub masalah/sub urusan yang tertera didalamnya. Misalnya semua surat yang berhubungan dengan urusan kurikulum, perubahan kurikulum, pengiriman kurikulum kepada dosen, dihimpun menjadi suatu berkas yang berjudul “kurikulum” kemudian berbagai pokok soal yang ada disusun menurut abjad untuk mempercepat penemuan kembali. 

d.  Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Wilayah 

Sistem  penyimpanan arsip menurut wilayah berarti warkat yang diterima oleh suatu organisasi menurut pembagian suatu daerah tertentu seperti Pulau, Kepulauan, Propinsi, Kabupaten, Kotamadya, Kota, Kecamatan, Desa, 

Kampung, Rukun Tetangga. Pada tiap satuan daerah tertentu diatas disusun warkat-warkat yang bersangkutan dengan nama orang, nama organisasi, nama pokok soal, yang telah diurutkan menurut abjad agar pada saat penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat. 

e.  Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Tanggal 

Sistem penyimpanan arsip menurut tanggal berarti warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi disimpan menurut tanggal yang tertera pada warkat tersebut.  Sistem  ini biasanya dipakai untuk warkat-warkat yang penyimpanannya memerlukan jangka waktu tertentu untuk pemakaian kembali. Misalnya suatu tagihan peminjaman uang, kartu peminjaman arsip, kartu peminjaman buku pada perpustakaan dan lain-lain. 

f.  Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Nomor Kode 

Sistem  penyimpanan arsip menurut nomor berkode berarti warkat-warkat yang diterima suatu organisasi disimpan menurut nomor urut dan abjad. Sistem penyimpanan warkat ini dipakai terutama untuk warkat-warkat mengenai suatu pokok soal utama (misalnya proses pembangunan gedung) yang kemudian berkembang tahap demi tahap (misalnya mulai dari pembuatan dasar bangunan sampai pembuatan tembok dan pemasangan atap). Misalnya warkat dengan nomor 1, 2, 2A, 2B, 2C, 3A, 3B, 3C, 4, 4A, 4B, 4C, 4D, 4E, 4F, dan seterusnya. 

g.  Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Suara 

Sistem  penyimpanan arsip menurut suara berarti warkat-warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi yang memuat nama-nama orang untuk berbunyi pengucapannya sama terlepas dari bagaimana menulisnya akan memberi kode nomor yang sama dan disimpan ditempat yang sama.  

Contoh :                   -   Sunarti  -   S  563 

                               -   Sunarto  -   S  563 

                               -   Sunardi  -   S  563 

                              S – huruf pertama, S – N, 6 – r, 3 

Proses penyimpanan arsip adalah aman, awet, up to date dan efesien. i

Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip 

a.  Sistem Pemeliharaan Arsip 

Arsip harus dijaga keamanannya, baik dari segi kuantitas (tidak adanya yang tercecer/hilang), kualitas (tidak mengalami kerusakan), maupun dari segi informalitas (kerahasiaannya). Dalam pemeliharaan arsip terkandung 2 (dua) pengertian yaitu : (Abu Bakar, 1996 :16) 

• Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan) terhadap arsip. 
• Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan) terhadap lingkungan, ruangan kerja, peralatan, temperatur, dan kelembapan. 

Dalam pelaksanaannya banyak dijumpai arsip (terutama arsip in-aktif) ditumpuk digudang bersama dengan peralatan yang tidak terpakai lagi. Pengamanan pun jarang diperhatikan sehingga mengakibatkan banyaknya arsip-arsip dicuri dan diperjual belikan untuk dijadikan kertas pembungkus. Akibatnya kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya tidak akan terjamin. 

Berdasarkan kejadian tersebut, maka pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip mutlak dilakukan untuk menjamin kelestariannya informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut. 

Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara (Mulyono dkk, 1985:48-50) sebagai berikut : 

• Pengaturan Ruangan 
  Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang (sinar matahari tidka terkena langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari serangan api, air maupun serangga pemakan kertas. 

• Pemeliharaan Tempat Penyimpanan 
  Sebaiknya arsip disimpan ditempat-tempat yang terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup (seperti lemari), maka lemari tersebut harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembapan. Penataan arsip dilemari harus renggang agar ada udara diantara arsip-arsip tersebut. Tingkat kelembapan yang terlalu tinggi dapat menyebabkan timbulnya jamur dan sejenisnya yang akan merusak arsip yang disimpan. 
  
  
• Penggunaan Bahan-bahan Pencegah 
  Untuk menjaga keutuhan agar tetap baik dapat dilakukan secara preventif, yaitu dengan cara memberikan bahan pencegah kerusakan seperti confen (kapur barus) untuk mencegah serangga-serangga maupun kemungkinan-kemungkinan yang lain. 
  
  
• Larangan-larangan Yang Tidak Boleh Dilanggar 
  Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian, dan sebagainya. Untuk itu, perlu dibuat peraturan untuk menjaganya, misalnya petugas atau siapapun dilarang membawa arsip pulang kerumah akan dikenakan sanksi walaupun dilakukan hanya sekali saja. 

• Kebersihan
  Ruangan arsip hendaknya senantiasa  bersih dari segala macam debu untuk membersihkan debu dari ruangan maupun debu yang melekat diarsip sebaiknya digunakan alat penyedot debu (vacuum cleaner). Arsip juga harus dibersihkan/dijaga dari noda karat yang ditimbulkan oleh penggunaan klip dari logam dalam pemberkasan arsip. Untuk mencegahnya sebaiknya digunakan klip dari bahan plastic yang tidak dapat menimbulkan karat. 

b.  Sistem Pengamanan Arsip 

Secara umum dikatakan pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya. 

• Pengamanan Arsip dari Segi Informasi Pengamanan arsip dari segi informasinya terdapat dalam Pasal 11 Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” yang berbunyi sebagai berikut “ 

1. Barang siapa yang sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 UU No. 7 tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun. 
2. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a UU No. 7 tahun 1971 ini dengan memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana seumur hidup. 

• Pengamanan Arsip dari Segi Fisiknya 
  Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari kerusakan. Kerusakan arsip dapat terjadi karena  faktor  internal (kerusakan arsip yang disebabkan dari dalam) dan  faktor eksternal (kerusakan arsip yang disebabkan dari luar). (Mulyono dkk, 1985 :46-48). 

Kerusakan arsip dari segi faktor internal antara lain : 

• Kualitas Kertas 
• Tinta 
• Bahan perekat 

Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip 

a.  Sistem Penyusutan Arsip 

Tidak semua warkat memiliki guna abadi, sebagian warkat pada suatu saat akan habis kegunaannya. Dengan demikian tidak semua warkat harus disimpan terus-menerus, melainkan ada sebagian harus dipindahkan atau bahkan dimusnahkan (penyusutan arsip) dapat berupa pemusnahan. Pemusnahan dilakukan pada warkat yang tidak memiliki nilai guna tertentu.. 

Menurut  Teh  Liang Gie (Gie, 1998 : 50), dalam melakukan penyusunan arsip ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebagai berikut : 

• Angka pemakaian 
• Jadwal referensi arsip 
• Nilai kegunaan arsip 
• Pemindahan arsip 
• Pemusnahan arsip 

Penyusutan arsip dapat dilakukan melalui 2 cara yaitu : 

• Pemindahan arsip in-aktif dari pengelola ke unit kearsipan atau pemindahan arsip dari berkas kerja (file aktif) ke file in-aktif. 
• Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna yang berdasarkan perundingan yang berlaku. 

Tujuan penyusutan arsip adalah, untuk : 

• Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. 
• Menghemat ruang, peralatan dan perlengkapan. 
• Mempercepat penemuan kembali arsip. 
• Menyelamatkan bahan bukti pertanggung jawaban. 

Tahap-tahap pelaksanaan penyusutan arsip adalah : 

1, Tata tertib 

Penyusutan arsip di unit pengelola antara lain : 

• Menyiangi, berdasarkan atas Jadwal Referensi Arsip (JRA) dengan melihat referensi pada folder berkas. 
• Menyisihkan, berkas yang sudah in-aktif dari berkas aktif dan disimpan pada transfer file. 
• Menyortir, memilah-milah arsip yang dimusnahkan dan tidak dipindahkan ke pusat arsip. 
• Membuat daftar perpetelaan arsip baik untuk arsip yang akan dimusnahkan maupun yang akan dipindahkan. 
• Arsip-arsip yang dipindahkan ke pusat arsip dimasukkan pada box arsip in-aktif tanpa mengubah sistem pemberkasan pada masa aktif. 
• Pemindahan dan pemusnahan dilakukan setelah mendapat persetujuan pimpinan unit kerja dengan membuat berita acara.  

2.  Penyusutan arsip pada masa transisi (sebelum membuat retensi arsip) 

• Memberkas kembali arsip-arsip yang tidak teratur misalnya : majalah, map-map, amplop, formulir-formulir  yang berlaku dan seterusnya. 
• Membenahi arsip dengan benar. Sistem pembenahan memakai tata cara yang teratur yaitu dengan memberkas arsip sesuai dengan kepentingan. 
• Melakukan penilaian 
• Mana yang tetap disimpan di unit pengelola 
• Mana yang dimusnahkan 
• Mana yang layak untuk dipindahkan ke pusat arsip. 
• Membuat daftar atas kelompok kegiatan tersebut pada 3 butir 

b.  Pemusnahan Arsip 

Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sudah berakhir fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi (Mulyono dkk, 1985 : 60). 

Pemusnahan arsip yang dilaksanakan adalah : 

1. Setiap pemusnahan arsip harus mendapat persetujuan dari Komisaris maupun Direktur Perusahaan. 
2. Pemusnahan arsip dilakukan secara keseluruhan sehingga tidak dapat dikenal baik isi maupun bentuknya.  Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan dengan cara membakar dan mencacah. 
3. Pemusnahan disaksikan oleh beberapa pegawai atau staff yang terkait. 
4. Membuat berita acara pemusnahan arsip in-akt if yang ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang. Dari segi ilmiah tujuan penyusutan dan pemusnahan adalah membantu para ilmuan dalam melaksanakan penelitian, terutama jika arsip sudah mencapai masa statis, karena arsip sudah mencapai masa statis,  maka  akan menonjol kegunaannya dibidang penelitian.